Elektroniska affärsprocesser effektiviserar och förenklar

Digitaliseringen av hela kedjan från inköp till betalning (ofta kallad Purchase-to-Pay eller P2P) skapar ett obrutet, automatiskt dataflöde där mänskliga fel elimineras och ledtider kortas dramatiskt. Genom att koppla ihop de olika stegen kan systemen ”prata” med varandra utan att information behöver matas in manuellt på nytt.

1. Artikelinformation
Detta är grundbulten i hela kedjan. Istället för papperskataloger eller statiska PDF-filer ligger all produktdata (pris, artikelnummer, specifikationer, lagerstatus) i en digital databas enligt en överenskommen standard, t.ex. GS1.
Fördel: När köparen söker efter en vara är informationen garanterat uppdaterad och korrekt. Eftersom artikelnumret är unikt och digitalt följer exakt samma data med i alla kommande steg.

2. E-order
När inköparen lägger en beställning skapas en elektronisk order (e-order) direkt från köparens inköpssystem till säljarens ordersystem. Detta sker ofta via standardiserade nätverk som PEPPOL eller via EDI.
Fördel: Säljaren slipper ta emot ett mail och manuellt knappa in ordern i sitt system. Systemet validerar automatiskt att priset och artikelnumret matchar den digitala artikelinformationen.

3. E-faktura
Med elektroniska fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En PDF-faktura anses inte vara en e-faktura. Idag finns teknik tillgänglig för att skicka och ta emot e-fakturor från de flesta ekonomisystem i Sverige. Även det allra minsta företaget kan för en rimlig kostnad skicka och ta emot e-fakturor. På några få klick kan ett SME-företag enkelt skicka och ta emot e-fakturor via sitt ekonomisystem helt automatiserat. Flödet är enkelt och bygger på att Leverantör och Kund, inte behöver ha någon direkt koppling till varandra, utan går via Operatörer eller Peppol Accesspunkt. Operatörens uppgift är att se till att dennes kund oavsett format och teknisk lösning, kan kommunicera.
Fördel: När e-fakturan anländer till köparen gör systemet en automatisk matchning så att fakturan stämmer överens med e-ordern och den digitala leveransaviseringen. Om allt matchar godkänns fakturan för betalning helt automatiskt. Med e-faktura direkt in i ditt ekonomisystem har du alltid realtids uppdaterad ekonomisk överblick.

4. Digitala kvitton
Digitala kvitton gör det enklare att följa upp inköp och se vem som köpt vad. Det underlättar attestering och bokföring.
Fördelar: Det analoga steget att spara papperskvitton som bleks med tiden. Kvittot kopplas direkt till transaktionen och blir omedelbart tillgängligt för nästa steg: bokföringen.

5. E-bokföring
Tack vare att all data i de tidigare stegen är strukturerad och digital kan affärssystemet tolka informationen och bokföra transaktionen automatiskt.
Fördelar: Systemet vet redan vilket konto som ska belastas baserat på artikelinformationen och vem leverantören är. Moms, kostnad och leverantörsskuld bokförs på rätt konto i samma sekund som fakturan godkänns eller kvittot registreras, vilket ger företag en ekonomisk översikt i realtid.

6. Automatiska betalningar
Slutstationen i kedjan. När e-fakturan har matchats och godkänts skickas betalningsuppdraget automatiskt till företagets bank via en direktintegration.
Fördel: På förfallodagen dras pengarna och betalningen genomförs korrekt.