eAffärer – att tänka på

eAffärer är ett samlingsnamn för en rad olika koncept och möjligheter som syftar till att förenkla affärsprocesser genom att använda moderna system- och kommunikationslösningar.

Det kan ske:

mellan affärsverksamheter och kallas då Business To Business, B2B, där en affärsverksamhet både kan vara ett företag och en offentlig verksamhet som sköter sina affärer elektroniskt.
mellan företag och konsumenter, vilket kallas Business To Consumer, B2C.
mellan privatpersoner, vilket kallas Consumer To Consumer, C2C.

eAffärer är ett samlingsbegrepp som bl.a. inkluderar elektronisk handel, webbtjänster och elektronisk fakturering. Vissa av de här metoderna beskrivs närmare på denna webbplats. eFakturering har t.ex. ett eget menyval där det finns information och dokument med närmare beskrivningar.

Fördelar
Det finns en rad fördelar som kan uppnås med eAffärer, här är några vanliga exempel:

de olika delarna i en affärsprocess som att hitta, jämföra och köpa varor och tjänster blir enklare och snabbare.
även för befintliga kunder kan självbetjäningstjänster på nätet höja servicenivå och kundnytta.
i många fall kan många av aktiviteterna i en process automatiseras vilket ger kortare ledtider och mindre administration.
när information kan återanvändas och skickas direkt mellan olika system blir det färre fel.
en säljare ges nya och bättre möjligheter att marknadsföra och exponera sitt utbud.
en köpare ges bättre möjligheter att identifiera potentiella leverantörer och att genomföra effektivare upphandlingar.
köparen får större möjlighet att utnyttja befintliga avtal och därmed sänka sina inköpskostnader.

Tjänster på nätet
Med den snabba utvecklingen och spridningen av Internet och webbteknik skapas en lång rad möjligheter:

En användare får enkelt tillgång till information och tjänster via nätet.

på en öppen webbplats kan ett företag ge information till alla
en stor del av affärsinformationen är konfidentiell och det är därför naturligt att avskärma delar av webbplatsen till ett Extranät. När systemet vet vem som loggar in går det att anpassa innehåll och tjänster och därmed förenkla för användaren.
på ett Intranät går det att ha kommersiell information som ramavtal, leveranstider och statistik.
för privatpersoner och i vissa fall för företag så är handel i en webbshop ett effektivt verktyg.
det finns portaler som visar utbudet för ett helt områdes produkter och leverantörer.
offentliga verksamheter kan använda webbtjänster där medborgare och företag kan hämta och lämna information.

Mellan företag

Den i särklass mest omfattande formen av eAffärer är den mellan företag. Eftersom personalen på ett företag arbetar utifrån ett affärssystem fyller eAffärer en viktig funktion för att koppla samman olika verksamheter och affärssystem med varandra, både vad gäller processer och teknik. Parallellt ska systemen integreras med tjänster och funktioner på nätet. Det kan ske på många olika sätt. Här är några exempel:-> När ett företag kopplar samman sitt system med ett annat företags system kallas det EDI, Electronic Data Interchange. Det innebär att man utväxlar affärstransaktioner genom att använda standardiserade elektroniska meddelanden som kan bygga på standarder som Edifact eller XML. Det finns många sådana branschlösningar som t.ex. Odette, GS1 och SFTI. Konceptet kallas ibland också integration, extern systemintegration, EAI och A2A.

Samma teknik och standarder som används mellan köpare och säljare går attanvända vid intern systemintegration, dvs. för att koppla samman olika system inom samma företag.
En teknik som sakta får allt större spridning är Web Services. Det bygger på XML och anrop mellan olika system för att utväxla information i realtid.
Webb-EDI som innebär att ett mindre företag erbjuds ett webbgränssnitt för att hämta och lämna affärstransaktionen. För ett större företag blir det automatik genom att webbplatsen kan integreras med det egna affärssystemet med EDI-teknik.

Två företag ska komma överens på en rad punkter för att kunna göra affärer elektroniskt. Det hela blir mycket enklare om man utgår från standarder.

En elektronisk affärsrelation innehåller i enlighet med bilden ovan följande komponenter:

Affärsrelation
Olika former av eAffärer passar mer eller mindre bra för olika slags affärsrelationer. För tillfälliga köp passar det ofta bäst att använda ett verktyg som t.ex. en webbshop, portal, marknadsplats eller omvänd auktion för att söka, jämföra och köpa. En lösning som bygger på integration mellan affärssystem passar för kontinuerliga och långsiktiga affärsrelationer baserade på kommersiella avtal. I detta fall bör det befintliga affärsavtalet ses över och det ska skrivas ett särskilt överföringsavtal eller EDI-avtal. Det är samtidigt viktigt att se till att båda parter har nytta av de funktioner som sköts via eAffärer, dvs att det skapar nyttoeffekter för båda parter.

Affärsprocess
I många fall används IT-stöd endast för att automatisera befintliga affärsprocesser. Börja i stället med att diskutera hur processen borde se ut och hur teknik för eAffärer kan användas för att maximera nyttan. I stället för att börja skanna leverantörsfakturor som inte på något sätt förenklar processen hos leverantören, så kan man skicka elektroniska fakturor vilket eliminerar eller förenklar flera aktiviteter i processen hos både köpare och säljare. Eller varför inte låta köparen skapa fakturan själv, så kallad självfakturering, eller self-billing? I många fall finns ändå all den information som krävs för en faktura ändå finns i köparens system. Det finns många liknande exempel vid andra slags flöden och transaktioner som visar att det går att vända på traditionella synsätt. Tänk också på att många branscher standardiserar affärsscenarier, dvs. en modell över de informationsflöden som ska stöda en viss affärsprocess, och att det är enklare att ansluta många kunder och leverantörer elektroniskt när man följer en standard. Även i de fall det inte finns ett sådant standardiserat scenario är det viktigt att dokumentera hur eAffärer ska stödja processen. Det räcker inte med tekniska specifikationer utan det måste även finnas ett affärsmässigt gränssnitt för att enkelt få omvärlden med på banan.

Affärstermer
När systemen ska utväxla information med hög nivå av automatik krävs det att de affärstermer som används tolkas på samma sätt. Termen ’pris’ kan betyda både nettopris, avtalspris, bruttopris, kampanjpris och jämförpris. Särskilt om man använder XML utan att tillämpa någon branschstandard är det risk för att man tolkar termer på olika sätt. Många branscher har termkataloger som en del av sina standarder för eBusiness för att undvika problemet.

Format
Affärstransaktioner som ska skickas från ett system till ett annat ska förpackas i ett format som kan förstås av det mottagande systemet. Alla system har sina egna format, ofta kallat inhouse, och även om det skulle vara XML så är terminologin olika mellan olika system. Det går att översätta direkt mellan två egna format i en integrationsväxel eller integrationstjänst, men det är enklare att gå vägen via ett standardiserat format. I många år har Edifact varit det dominerande formatet. Det är fortfarande mycket vanligt, men i en del branscher har XML blivit det mest använda formatet.

Överföring
När affärstransaktionen är förpackad enligt ett överenskommet format ska den överföras mellan de två parternas system. Oavsett vilken typ av nät som används måste det dessutom användas ett filöverföringsprotokoll. Sedan gäller det också att fråga sig hur känslig informationen är. Med kryptering görs informationen insynsskyddad och med signering fås äkthet, dvs. säker identifiering av avsändaren, och integritet, dvs. förändringsskydd.

En tredje part
Förutom att det finns en köpare och en säljare så kan det också finnas en tredje part inblandad. I stället för att alla skaffar sitt eget system så delar man på en infrastruktur på nätet, i en molntjänst. Ett annat exempel på en tredje part som kan vara inblandad är en portal där det bland mycket annat kan finnas produktinformation eller en marknadsplats för att köpa och sälja varor och tjänster.

Checklista

För ett företag som ska börja med e-affärer så måste alla delarna i skissen gås igenom för att klarlägga alla förutsättningar. Det finns då en rad saker att tänka på, här är några exempel.

Elektroniska affärer är business. Se därför till att engagera företagets ledning samt marknads- och inköpsfolk.
Se till att eAffärer utvecklas för att stödja företagets affärsstrategier.
Sätt upp mål och se till att följa upp dem. Ligger fokus på lägre interna kostnader, kundservice eller något annat?
Börja med att kartlägga processerna och fundera på hur de kan förändras med eAffärer som verktyg.
Tag gärna införandet i etapper för att kunna visa på resultat.
Gör en kort förstudie för att utreda förutsättningar, både ekonomiskt och tekniskt.
Se över vilka standarder, tillämpningar och lösningar som är praxis i den egna branschen och omvärlden.
Undersök vilka möjligheter som finns i det egna affärssystemet.
Undersök om det finns juridiska frågor att lösa, t.ex. anpassning av affärsavtal och att upprätta särskilda överföringsavtal.
Fundera på hur driften av eHandelsystemet ska skötas. I många fall kan det vara värt att lägga ut det på ett externt bolag och köpa det som en tjänst.
Se till att avtal med teknikleverantörer fastställer rimliga krav på tillgänglighet, inställelsetid och tid för felrättning.

eAffärer – att tänka på